Lo primero que se plantea un autónomo en el momento de comenzar su actividad es qué gastos puede deducirse y cuáles no, ya que un susto de Hacienda nada más empezar un nuevo proyecto es lo que menos se desea. El problema es que a veces el límite es difícil de distinguir en muchos de los gastos ya que la utilidad de estos se desdibuja entre el uso personal y el profesional.

Por ello, lo primero que debes tener en cuenta para llevar a cabo bien tus cuentas y no confundirte es que los gastos que te desgraves tienen que estar indispensablemente unidos a la actividad laboral que desempeñes. Además, éstos deben tener sus facturas correspondientes y estar registrados en el libro contable que cada autónomo posee.

A priori, los trabajadores por cuenta propia pueden deducirse todos los materiales necesarios para desempeñar su actividad, aunque éstos deberán ser presentados con la factura correspondiente y no con el ticket de compra, y además tendrán que ser entregados antes de pasados cuatro años desde que la factura fue emitida.

Además, la oficina o el local que se necesite para desempeñar la labor, junto con la luz, el agua y otros servicios contratados, también son aspectos deducibles. No obstante, hay que tener en cuenta que si el trabajo se desempeña en un lugar ajeno a la residencia no habrá problemas, porque se declarará completamente, pero si el autónomo trabaja en su domicilio, deberás distinguir las veces que hace de hogar y las que hace de oficina.

Para ello, lo recomendable es deducir solo entre el 15% y el 50% de la vivienda, dependiendo de los metros que se utilicen para la actividad profesional en el domicilio. Aunque para evitar fraudes en este sentido, Hacienda está empezando a exigir contadores que separen la actividad profesional de la vida diaria en la vivienda.

Otro de los gastos deducibles son las facturas del teléfono y el móvil pero ocurre lo mismo que con los gastos del hogar. Si tienes una línea propia para la actividad que desempeñes puedes incluirla en gastos pero si tienes una misma línea tanto para la vida profesional como para la privada, solo puedes deducirte el 50% de la factura.

También puedes incluir los costes en desplazamientos, hoteles y viajes, siempre y cuando puedas demostrar que son referentes al trabajo y no por ocio o placer. Lo mismo ocurre con la ropa que podrá ser comprendida en gastos cuando sean trajes necesarios para la actividad como uniformes,  accesorios especiales de protección, etc.

En el caso del vehículo, este podrá formar parte del balance de gastos del autónomo pero debe ser imprescindible para la actividad que desempeñe. Ejemplos en este sentido son los taxistas, los repartidores o las autoescuelas que pueden acreditar un uso diario y completamente necesario para su labor como autónomo.

Lo que nunca podrán ser admitidos en gastos bajo ningún concepto son las multas o sanciones de ningún tipo ni clase, ni los gastos personales sin lazo con la actividad profesional. Tampoco los recargos por no pagar a la Seguridad Social o Hacienda en sus plazos correspondientes, ni los donativos y liberalidades que decidan tener con alguna ONG o entidad. Por último, los gastos en personas o paraísos fiscales o el IVA pagados en otros trimestres, no serán tampoco fuente de gastos en la actividad.