La gestión documental para poner en marcha una empresa no es sólo tener una buena idea de negocio. Es un proceso que puede durar más de un mes y que implica un ‘viacrucis’ burocrático con mucha letra pequeña. Ad&Law te acompaña y asesora para dar los pasos correctos en la constitución de tu empresa y realizar los trámites legales.

Forma jurídica

Elegir la forma legal de la compañía es esencial. Existen diferentes modalidades; se puede hacer de forma individual o como sociedad. Lo más habitual es que sea una sociedad anónima (SA) o una sociedad limitada (SL). La mayoría de los nuevos empresarios se decanta por la SL, porque la aportación mínima para su constitución es de 3.000 euros, muy inferior a la de una SA que ronda los 60.000 euros.
Es fundamental conocer la normativa legal sobre la que vamos a desarrollar nuestra actividad, en algunos casos determinará la forma bajo la que debemos crear la empresa.

Nombre

Se trata de un requisito indispensable a la hora de elevar a público la escritura de constitución. Consiste en la obtención de un certificado acreditativo de que la denominación de la Sociedad no es idéntica a alguna de las que ya figuran incluidas en la sección de denominaciones del Registro Mercantil Central.

Este certificado recogerá la expresión denominativa con la que va a ser identificada la sociedad como sujeto de derechos y obligaciones en todas sus relaciones jurídicas.

Es recomendable incluir una lista de cinco nombres por si alguno está ya registrado. El trámite se puede hacer de forma telemática y su coste es de 15 euros.

En todo caso la certificación negativa debe de estar expedida a nombre de uno de los socios fundadores de la sociedad, debiéndose presentar su original ante el notario autorizante de la escritura de constitución y protocolarizarse con la escritura matriz.

Una vez se expide la certificación negativa de denominación, ésta queda registrada a nombre del interesado durante seis meses a contar desde la fecha de expedición, transcurridos estos seis meses sin realizarse la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil Provincial correspondiente, la denominación causará baja en la sección de denominaciones del Registro Mercantil Central, con lo que si así­ se desea, deberá de solicitarse una nueva certificación.

Certificado bancario

Es el documento que acredita que se ha depositado en una entidad financiera el capital social para fundar la compañía. Esta aportación también puede incluir la valoración de bienes como equipos informáticos, máquinas de producción, etc.

Notario

Con el certificado del nombre y el documento de ingreso bancario ya se puede acudir al notario para la firma de la escritura pública de constitución.

Una vez redactados los estatutos sociales, éstos regularán el funcionamiento de la empresa y definirán los derechos y las obligaciones de los socios, así como las responsabilidades que asumirán cuando se nombren administradores.

Con las escrituras, el siguiente paso es depositar dicho documento en el Registro Mercantil.

Registro Mercantil

La inscripción se realiza en el Registro Mercantil de la provincia en que radique el domicilio social mediante la presentación de la primera copia de la escritura de constitución de la sociedad, el certificado de denominación que habrá de ser protocolizado en la escritura de constitución y la carta de pago del Impuesto de Operaciones Societarias. Se trata de un paso imprescindible para que la sociedad adquiera personalidad jurídica.

CIF y alta censal

El siguiente trámite es dar de alta la empresa en Hacienda. Para ello hay que acudir con la escritura simple de constitución de la firma y cumplimentar el impreso modelo 036. Este documento es la declaración censal de alta que permite regular nuestra relación con esta entidad y determina los impuestos que nos pueden exigir por el desempeño de la actividad.

Una vez realizados estos trámites, se solicita el CIF definitivo y, de esta forma, se puede comenzar a tener actividad económica. Pero antes de comenzar la aventura empresarial también hay que realizar el pago del impuesto de sobre actividades económicas, una liquidación que se gestiona a través de los ayuntamientos.

Certificado digital

La obtención del certificado digital de empresa es obligatorio, además de ser necesario para la realización de ciertos trámites ante administraciones públicas y muy útil para realizar otros muchos sin tener que desplazarse físicamente a la administración en cuestión.

Desde la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (www.sede.fnmt.gob.es) se puede solicitar el certificado como representante de persona jurídica. Una vez solicitado, siguiendo los pasos que se indican en la propia web, dispondremos del certificado digital para firmar documentos y realizar trámites en nombre de la empresa ante las administraciones.

Solicitud Código de Cuenta de Cotización (sólo en caso de tener trabajadores)

En caso de tener trabajadores, con anterioridad a sus altas, habrá que solicitar un código de cuenta de cotización principal en el que se podrá dar de alta a los empleados posteriormente. Este trámite se podrá realizar a través de la página web de la Seguridad Social (www.seg-social.es) en caso de disponer de certificado digital. En caso contrario habrá que acudir a una administración de la Seguridad Social.

Posteriormente, habrá que asignar el código a una autorizado RED para que pueda gestionar los movimientos relacionados con los empleados.

Cuentas con la Agencia Tributaria

Convertirse en empresario también implica que las personas físicas que han creado esa sociedad mercantil deben gestionar su correspondiente alta en el Registro especial de trabajadores autónomos (RETA). Para hacerlo hay que acudir a la Agencia Tributaria con el DNI, cumplimentar un impreso y definir la actividad que se va a desempeñar. Esto último, es obligatorio y esencial, porque es la que definirá nuestro coste tributario.

Por otro lado, también hay que acudir a la Seguridad Social y, además de facilitar los datos personales y de actividad de la firma, se debe indicar la cuenta bancaria para domiciliar las cuotas, que serán proporcionales a la cotización. 

Contar con un asesor experto al que confiar los trámites legales para que se ajusten a tu actividad y no sufrir retrasos ni contratiempos por causas que se alegan en tiempo y forma, son esenciales para comenzar con buen pie. En AD&LAW nos convertimos en tus asesores legales y laborales desde la constitución de la empresa. Un equipo experto que vela por tu tranquilidad.