Las facturas son documentos mercantiles en los que se recoge una operación de compraventa por lo que, tanto para empresas como para trabajadores por cuenta propia, son fundamentales para justificar fiscalmente la entrega de un producto o la venta de un servicio. Según la normativa vigente existen tres tipos de facturas: ordinarias, rectificativas o recapitulativas.

Las facturas ordinarias recogen, exclusivamente, la operación comercial. Es decir, en ella aparece el producto de venta o la provisión de servicios, los impuestos que se aplican y los precios de cada elemento. Una versión de este tipo de factura son las ‘facturas simplificadas’ que documentan lo mismo pero contienen sólo los datos del expedidor, los bienes entregados y la contraprestación total. Así, se excluye al comprador a menos que éste quiera deducirse el IVA, en cuyo caso se incluiría. Las facturas simplificadas sólo se usan en casos muy concretos y para importes pequeños.

Las facturas rectificativas sirven para corregir algún o algunos elementos de una o más facturas anteriores. Un ejemplo lo tenemos cuando un comprador devuelve un producto, en este caso se realiza una factura rectificativa. También es necesario expedir estas facturas en caso de devoluciones de envases y embalajes o comisiones por volumen.

El último tipo de factura serían las facturas recapitulativas en las que se recoge la agrupación de varias facturas o albaranes de entrega que suceden durante un periodo determinado. En estos casos, para que la factura recapitulativa tenga validez fiscal se han de anular las facturas anteriores.

Las facturas pueden transmitirse de manera tradicional, es decir, en papel y recibirla el comprador en persona o por correo; o, pueden enviarse de manera electrónica, lo que supone que el receptor recibirá el documento a través de un fichero informático, normalmente en formato XML, y que éste irá firmado digitalmente con un certificado válido. En este caso, la factura tiene la misma validez legal que una factura en papel.

Puede ocurrir que el receptor de una factura la extravíe. Cuando esto ocurre puede solicitar un duplicado de la factura al mismo emisor que expidió la original. No obstante, esta segunda factura debe mostrar de manera clara que es un ‘duplicado’ para que pueda distinguirse de la original en caso de que ésta aparezca.

Por último, también existe la que se conoce como factura proforma donde se detalla una oferta comercial. En ella se indica de manera exacta la forma que tendrá la factura una vez se entregue el producto o servicio. Es importante destacar que la factura proforma, que se usa principalmente en el comercio internacional, no tiene valor contable, no sirve como justificante y suele incluir un tiempo de validez.